Pressestimmen - MindMap in Lotus Notes

Weilgut MindPlan ist eine neue Software, die mit dem Anspruch antritt, Möglichkeiten der Mind Map Methodik mit den Vorzügen von Lotus Notes und eines Projektmanagements in einer Anwendung zu vereinen.

"Mind Map" was ist das?
Mit "Mind Map" hat Tony Buzan zu Ende der 60er Jahre eine grafische Methodik entwickelt, um Gedanken und Ideen zu Papier zu bringen. Diese Technik wird zwischenzeitlich von Millionen Menschen weltweit zur Visualisierung von Planungen, Konzepten, Events, Besprechungen und vielem mehr eingesetzt. Diese Visualisierung dient dabei nicht nur der persönlichen Gedankenstrukturierung, sondern ist in der modernen Informationsgesellschaft zum Medium für den strukturierten Gedankenaustausch avanciert. Auch wird in vielen Sitzungen die Mind Map Methodik zur gemeinsamen Ideenfindung, Strukturierung und Visualisierung im Rahmen eines Brainstorming verwendet. Hier greift einmal mehr der bekannte Spruch "ein Bild sagt mehr als tausend Worte".



Begrenzungen der "Mind Map" Methodik
Seine Grenzen erfährt die Mind Map Methodik, wenn es an die örtlich unabhängige und gleichzeitige Arbeit an einem Mind Map geht. Heutige Mind Maps werden dafür in Dateien gespeichert und meistens via E-Mail zwischen den Beteiligten ausgetauscht. Eine gleichzeitige Sammlung und Strukturierung von Ideen und Anforderungen wird dadurch erschwert bzw. behindert.

Eine weitere Begrenzung von Mind Maps ist deren Weiterführung nach der Fertigstellung. Häufig endet hier Ihr Dasein, da eine kontinuierliche Anpassung und Rückkopplung während des Umsetzungsprozesses nicht stattfindet. Dies ist in den meisten Fällen einfach zu aufwendig, da die Umsetzung der Ideen in anderen Werkzeugen wie der Projektplanung, Tabellenkalkulationen, Textverarbeitung oder auch Notes stattfindet.

Jeder MindMap-Knoten ein Notes-Dokument
Die verteilte Datenhaltung ist eindeutig die Domäne von Lotus Notes. Mit seinen typischen Dokumenten-Datenbanken ist es das optimale Medium zum verteilten Brainstorming. Leider fehlt in Notes die grafische Darstellung einer Mind Map.

Das Produkt Weilgut MindPlan verwendet aus diesem Grunde Notes als Datenspeicher. Mit einem Java-basierenden Frontend wird die Mind Map gestaltet und gepflegt. Dabei wird jeder einzelne Knoten als eigenständiger Datensatz (Dokument) innerhalb einer Lotus Notes Datenbank abgelegt. Jeder Knoten kann auch auf Mind Maps in andere Notes-Datenbanken verweisen, eine beliebige Notes bzw. Web-Verknüpfung sein oder beliebige Dateianhänge beinhalten. Beim Anklicken werden die Verknüpfungen bzw. Anhänge, abhängig von den Voreinstellungen, direkt ausgeführt. Die Pflege der Notes-Knoten erfolgt dabei optional über die MindPlan Oberfläche mit deren visuellen Darstellung oder direkt in der Datenbank mit der Notes-Oberfläche.

Verteilung der Map via Notes Replikation
Diese Vorgehensweise ermöglicht die gleichzeitige und verteilte Arbeit an einer Mind Map. Auf einem gemeinsamen Server sorgt Notes für das entsprechende Locking eines Dokumentes, um eine gleichzeitige Verarbeitung zu verhindern. Für die Replikation steht dem Benutzer ein manueller Mechanismus zum Sperren von Knoten zur Verfügung. Beim Umordnen von Zweigen wird dabei immer nur der betroffenen Knoten verändert. Ober- bzw. unterhalb des Knoten befindliche Mind Map Zweige bleiben dabei unberührt und werden somit auch nicht repliziert.

Dokumenten-Management
Im Sinne von Lotus Notes ist ein Knoten eine Kategorie und ermöglicht die Zuordnung von beliebigen Dokumenten. Damit ist ein Notes-typisches Dokumenten-Management gegeben, mit dem die Dokumentation der Ideenumsetzung und auch die Sammlung weiterer Ideen durchgeführt wird. Bei den Hauptknoten werden verschiedene Arten unterschieden und durch eigenständige Formulare in Notes abgebildet. Somit werden, abhängig von den Anforderungen der Benutzer spezifische Themen wie Meetings, Projekte, Aktivitäten, Marketing oder sonstige Planungen abgebildet.
Per Voreinstellung können im System hierarchische Abhängigkeiten festgelegt werden. Beispielsweise wird damit die Anlage eines Aktivitäten-Knoten nur unterhalb eines Projektes oder einer Projektphase erlaubt. Dies ermöglicht trotz aller Freiheiten der Mind Map Methodik eine strukturierte Planung. Auf Seiten von Lotus Notes stehen die typischen Möglichkeiten wie der Versand von Doclinks (Verweise auf Dokumente) per E-Mail, die Anlage von Wiedervorlagen im persönlichen Terminkalender und die Pflege von beliebigen Inhalten in Richtextfeldern zur Verfügung.



Projekt- und Ressourcen-Management
Zur Abbildung von Zeiten und Ressourcen, insbesonders für die Umsetzungs- und Feedbackphase, verfügt Weilgut MindPlan über einen eigenen Gantt Chart. Die bisherige Mind Map wird bei der Umschaltung auf den Gantt 1:1 dargestellt. Eine Datenumsetzung erfolgt nicht, da es sich lediglich um eine andere Sicht auf dieselben Basisdaten (Notesdokumente) handelt. Alle Veränderungen innerhalb des Gantt haben damit auch wieder eine direkte Auswirkung auf die Darstellung in der Mind Map. Durch diesen Trick ermöglicht das Produkt eine kontinuierliche Weiterentwicklung der MindMap auch innerhalb des Umsetzungsprozesses.

Die Gantt-Übersicht selbst dient innerhalb der Anwendung der Pflege von zu planenden Zeiten und Ressourcen. Diese werden direkt im Gantt eingegeben und sofort visualisiert. Mit der Zuordnung einer Aktivität an einen Mitarbeiter (Ressource), geht die Verantwortung zur weiteren Pflege an Ihn über. Er ergänzt direkt unterhalb dieser Aktivität seine Kommentare und pflegt auch den Fortschrittsgrad seiner Aktivität bis hin zum Abschluss direkt in dem Dokument. Die Aktivitäten können zu Projektphasen zusammengefasst und wie bei Projektverwaltungen üblich, mit Meilensteinen versehen werden.



Veröffentlichung
Dieser Presseartikel wurde im Notes Magazin 3/2005 veröffentlicht.

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